Personal Assistant

What makes this a great opportunity?

En Suntory Global Spirits, las personas son nuestra prioridad número uno, y creemos que crecen juntas en entornos diversos e inclusivos donde se valoran y respetan sus perspectivas, experiencias y trayectorias únicas. Suntory está comprometida con la igualdad de oportunidades en el empleo, independientemente de la raza, el color, la ascendencia, la religión, el sexo, el origen nacional, la orientación sexual, la edad, la ciudadanía, el estado civil, la discapacidad, la identidad de género y todas las demás características, atributos o elecciones protegidos por la ley. Todas las decisiones de reclutamiento y contratación se basan en las habilidades y la experiencia del candidato.

• Oportunidad de formar parte de un equipo global en un entorno multicultural, con puesto en la oficina de Segovia.
• Organización dinámica y en crecimiento donde las ideas creativas son más que bienvenidas.
• Paquete de beneficios de Suntory Global Spirits que incluye: seguro de salud, seguro de vida y plan de pensiones. Además, Suntory ofrece un entorno de trabajo agradable y positivo.

Role Responsibilities

• Preparación de los Eventos de planta.  Comunicación con Proovedores, Solicitud presupuestos y Realización/recepción de pedidos.  Coordinación de las actividades.
• Organización y soporte de visitas ejecutivas.  Traslados, hoteles, agendas, presentaciones, contacto con PA´s…
• Gestión de solicitudes de asistencia del comité de dirección a eventos externos oficiales y con la Administración.
• Contacto con el equipo de Comunicación de los organismos oficiales, así como los internos de la Compañía.
• Coordinación de las acciones de voluntariado y actividades sociales de la planta.
• Soporte e interlocución con el equipo de Comunicación Global y de SC. 
• Comunicaciones internas de planta.
• Sistema de gestión de documentación mensuales relacionado con GM.
• Mantener archivos electrónicos y en papel. Preparar documentos, informes, presentaciones y correspondencias en borrador para revisión y/o firma.
• Apoyo secretarial
• Preparar informes y controles de viajes, informes de gastos.
• Organización y soporte a los viajes del Comité de Dirección de Segovia.
• Gestión de agendas del GM.
• Archivo y documentación de reuniones del Comité de Dirección.
• Soporte en la documentación Monthly Business Review, 3 Year Master Plan, Comités de Dirección y Comités de Mejora Continua.
• Preparar los documentos necesarios para las reuniones con anticipación.
• Hacer seguimiento a las solicitudes del/la GM..
• Informar a sus superiores sobre cualquier incidente de H&S, incidentes ambientales, calidad o seguridad alimentaria, que pueda afectar la integridad de la persona operadora.
• Responsable de cumplir con las medidas de Calidad, Seguridad Alimentaria, Medio Ambiente y Salud y Seguridad Ocupacional en su área de responsabilidad.
• Cumplir con las buenas prácticas higiénicas definidas por la organización.

Qualifications

• Minimo 3-5 años en administración o apoyo a gerentes senior, idealmente en una multinacional estadounidense.
• Título técnico o superior en Secretaría, Administración de Empresas o equivalente.
• Español e Inglés fluido- Mandatorio
• Experiencia en organización de eventos corporativos
• Habilidades en PC (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).

• Pensamiento analítico y estructurado para poder tomar decisiones diarias sin tener que consultar siempre con el director de la planta.
• Puede trabajar de manera independiente y eficiente; excelente capacidad para hacer seguimiento y anticipar problemas.
• Atención a los detalles y precisión.
• Creatividad y empatía en el trabajo en equipo.
• Motivación, actitud abierta y pensamiento global.
• Confidencialidad y discreción al tratar con información.
• Fuerte organización y priorización de tareas.
• Capacidad para trabajar bajo presión y con plazos ajustados.
• Capacidad para gestionar problemas y escalar adecuadamente.
• Habilidad para comunicarse y gestionar problemas con niveles de alta dirección.